Viele Anfragen an die Botschaft betreffen die Urkundenbeschaffung in der Tschechischen Republik zu allen möglichen Zwecken: Heirat, Ahnenforschung, Erbangelegenheiten. Die Botschaft will Ihnen mit diesem Merkblatt helfen, Urkunden schnell und auch preisgünstig selbständig zu beschaffen. Die Botschaft ist grundsätzlich nur noch ausnahmsweise mit der Beschaffung von Urkunden befasst, sofern im Einzelfall im Rahmen der selbständigen Beschaffung größere Probleme auftreten.

Wer kann Urkunden beschaffen?

Gemäß Matrikelgesetz Nr. 301/2000 Smlg. sind zur Urkundenbeantragung berechtigt:

• natürliche Personen,
  • auf die sich der Eintrag bezieht (Nachweis durch Vorlage einer Kopie des Personalausweises/Reisepasses), sowie
  • deren Ehegatten (Nachweis durch Vorlage einer Kopie der Heiratsurkunde),
  • (Groß-)Eltern und Abkömmlinge (Nachweis durch Vorlage einer Kopie der Urkunde, die die Verwandtschaft nachweist),
  • Geschwister (Nachweis durch Vorlage einer Kopie der Geburtsurkunde),
  • bevollmächtigter Vertreter (Bestellungs- oder Bestallungsurkunde),
• staatliche Behörden sowie deren bevollmächtigte Vertreter

Unter folgenden Voraussetzungen können Personenstandsurkunden auch Personen beantragen und erhalten, die nicht mit der Person, auf die sich der Eintrag bezieht verwandt sind:

• Geburtsurkunde – die Geburt liegt mehr als 100 Jahre zurück
• Heiratsurkunde – die Heirat liegt mehr als 75 Jahre zurück
• Sterbeurkunde – der Todesfall liegt mehr als 35 Jahr zurück

Wo und wie kann ich Urkunden beschaffen?

Folgende Information ist gemeinsam mit der Tschechischen Botschaft in Berlin erstellt worden:

Urkunden, die älter als 100 Jahre sind, werden in regionalen Staatsarchiven aufbewahrt; auch in diesen Fällen sind die Standesämter für die Urkundenausstellung zuständig.

Die jüdischen Personenstandsbücher werden im Staatlichen Zentralarchiv in Prag aufbewahrt. Für Auskünfte wenden Sie sich bitte an das Standesamt in Prag 1 unter folgender Adresse:

Úřad městské části Prahy 1

Matrika

Vodičkova 18

CZ-110 00 Praha 1,

Die Beantragung aller anderen Personenstandsurkunden erfolgt direkt beim für den jeweiligen Ort zuständigen Standesamt. Die Anschrift/en lautet/n:

Městský úřad ODER Obecní úřad ODER Magistrát města + Ortsname

Matrika

Straße Nr. …

CZ - PLZ +            Ort

Tschechische Republik

Achten Sie bitte darauf, das korrekte Antragsformular der für das Bundesland, in dem sie wohnen, zuständigen, tschechischen Auslandsvertretung zu benutzen:

Füllen Sie bitte das Formular für die jeweilige Person vollständig aus (in großen Druckbuchstaben) und kreuzen Sie an, ob Sie eine „Apostille“ wünschen oder nicht.

(Die „Apostille“ ist die Bestätigung des Tschechischen Außenministeriums über die Echtheit des Dokuments, damit es im Rechtsverkehr in Deutschland anerkannt wird.

Mit Wirkung vom 16.02.2019 ist im Verhältnis Deutschland/Tschechische Republik grundsätzlich gem. Verordnung (EU) 2016/1191 keine Apostille auf Personenstandsurkunden mehr erforderlich. Sie sollten bei Beantragung der Urkunde gleichzeitig die Ausstellung einer Übersetzungshilfe erbitten, um Kosten für eine Übersetzung zu sparen. Es steht Ihnen natürlich frei, weiterhin die Apostille zu beantragen, allerdings sind alle deutschen Behörden verpflichtet, die Urkunden ohne Apostille zu verwenden.

Die Unterschrift auf dem Antragsformular muss nicht beglaubigt werden. Vergessen Sie bitte das Datum nicht und senden Sie das Formular mit dem Hinweis „mit Apostille“ oder „ohne Apostille“ bzw. „Übersetzungshilfe“ direkt an die Adresse des zuständigen Amtes in Tschechien.

Legen Sie dem Antrag eine einfache Kopie Ihres gültigen Personalausweises oder Reisepasses als Nachweis der Antragsberechtigung bei.

Zum Apostilleverfahren wird auf das entsprechende Merkblatt der Botschaft Prag, eingestellt auf der Webseite unter Servis – Konsularinformationen A-Z - verwiesen:

Die Bearbeitungszeit für die Urkundenbeschaffung kann  ca. 1 - 3 Monate betragen. Bei ungenauen Daten oder nur näherungsweisen Daten dauert die Bearbeitungszeit unter Umständen erheblich länger, da die Standesämter keine genealogischen Forschungen betreiben.

Ebenso kann bei Beantragung von Urkunden, deren Ausstellung mehr als 100 Jahre zurück liegt, die Bearbeitungszeit mehrere Monate betragen, da die Standesämter die Unterlagen erst vom zuständigen Archiv einholen müssen.

Legen Sie bitte dem Antragsformular keinesfalls Bargeld oder andere Zahlungsmittel bei! Die Urkunde/n wird/werden von der ausstellenden tschechischen Behörde an die für Ihren Wohnort zuständige tschechische Auslandsvertretung zur Weiterleitung an Sie übersandt.

Die anfallenden Gebühren werden vor der Zustellung erhoben. Die Zahlung erfolgt in der Regel per Banküberweisung auf das Konto der jeweiligen tschechischen Auslandsvertretung, eventuell werden die Urkunden auch per Nachnahme zugestellt.

Der Antragsteller kann auch die Urkunde/n alternativ bei der Botschaft oder bei dem jeweiligen Generalkonsulat abholen und die anfallende Ausstellungs- bzw. auch Beglaubigungsgebühr/en direkt vor Ort entrichten.

Die Ausstellungsgebühr beträgt zurzeit 12,00 EUR pro Urkunde und 4,00 EUR pro  Apostille.

Inanspruchnahme der Deutschen Botschaft Prag

Treten bei dem Vorhaben, sich Personenstandsurkunden aus der Tschechischen Republik zu beschaffen, im Einzelfall größere Probleme auf, so kann die Botschaft ggf. die Urkunden in Ihrem Auftrag ausnahmsweise bei den jeweiligen Standesämtern anfordern. Gleiches gilt im Rahmen von Amtshilfeersuchen.

Hierzu bedarf es unbedingt vollständiger Angaben zu den Namen der Person sowie zu Datum und Ort des Standesfalles (Eheschließung, Geburt, Tod), da unvollständige Anträge von den Standesämtern nicht bearbeitet werden. Sie können zeitaufwändige Rückfragen vermeiden, wenn Sie Angaben zur besseren geografischen Lokalisierung machen und auch den Kreis mitteilen, in dem sich der Ort befand/befindet.

Für die Beschaffung von Personenstandsurkunden oder sonstigen Schriftstücken durch die Botschaft fallen Gebühren nach der Auslandskostenverordnung an. Diese sind vom Antragsteller zu erstatten und betragen je nach Anzahl der Urkunden und Arbeitsaufwand zwischen 30,-- und 250,-- €. Sofern Sie auch die Einholung einer Apostille wünschen, kostet diese pro Urkunde weitere 20,-- €. Mit diesen Kosten sind dann jedoch alle weiteren Auslagen, Porto etc. abgegolten.

Die Deutsche Botschaft in Prag dankt der Tschechischen Botschaft in Berlin und dem Tschechischen Generalkonsulat in München für die Unterstützung bei der Erstellung des Merkblattes.