Spolkové ministerstvo zahraničí a německé zastupitelské úřady v zahraničí zpracovávají osobní údaje v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR), německým zákonem o ochraně osobních údajů (BDSG) a případně dalšími zvláštními zákonnými předpisy. Chceme Vás informovat o zpracování Vašich osobních údajů a splnit tak povinnost vyplývající z článků 13 a 14 GDPR, proto níže naleznete informace o zpracovávání Vašich osobních údajů v případě, že navštívíte naše webové stránky, že nás kontaktujete (prostřednictvím kontaktního formuláře, e-mailu, telefonicky nebo poštou) nebo se přihlásíte k odběru jednoho z našich newsletterů. 

1.  Základní informace

1.1. Správce pro zpracování a pověřenec pro ochranu osobních údajů

V souladu s § 2 německého zákona o zahraniční službě (GAD) se Spolkové ministerstvo zahraničí (centrála) a zastupitelské úřady v zahraničí považují za jeden spolkový úřad.

Správce pro zpracování osobních údajů v souladu s čl. 4 odst. 7 GDPR je:

Spolkové ministerstvo zahraničí

Werderscher Markt 1

10117 Berlín

Telefon: +49 (0)30 18 17-0  / Konzulární služby: +49 (0)30 18 17-2000

Fax: +49 (0)30 18 17-3402

Kontaktní formulář - konzulární služby

Kontaktní údaje pověřence/pověřenkyně Spolkového ministerstva zahraničí pro ochranu osobních údajů:

Pověřenec/pověřenkyně Spolkového ministerstva zahraničí

Spolkové ministerstvo zahraničí

Werderscher Markt

10117 Berlin

Telefon: +49 (0)30 18 17-7099

Fax: +49 (0)30 18 17-5 7099

Kontaktní formulář - pověřenec pro ochranu osobních údajů

V případě dotazů týkajících se ochrany osobních údajů můžete rovněž kontaktovat kontaktní osoby pro ochranu osobních údajů na zastupitelských úřadech v zahraničí. Kontaktní údaje kontaktních osob pro ochranu osobních údajů na zastupitelských úřadech v zahraničí naleznete na konci této stránky (bod 8).

1.2. Osobní údaje

Osobními údaji se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě. Identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje či síťový identifikátor (čl. 4 odst. 1 GDPR).

1.3. Právní základ zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme na základě:

• čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, pokud jste udělili souhlas se zpracováním svých osobních údajů (např. přihlášením k odběru newsletteru),
• čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, pokud je zpracování nezbytné pro splnění smlouvy nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy,
• čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, pokud je zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje,
• čl. 6 odst. 1 písm. d) GDPR, pokud je zpracování nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů         subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby,
• čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR ve spojení s § 3 BDSG, pokud je zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce (např. zodpovězení zaslaných dotazů).  K úkolům Spolkového ministerstva zahraničí a německých zastupitelských úřadů v zahraničí  v rámci styku s veřejností patří zejména práce s veřejností a poskytování informací o Spolkové republice Německo (viz § 1 zákona o zahraniční službě – GAD).

2.  Zpracování dat v souvislosti s návštěvou našich internetových stránek

2.1. Shromažďování dat

Při každé návštěvě uživatele na našich internetových stránkách a při každém stažení souboru se data o přístupu dočasně ukládají a zpracovávají v souboru protokolu.

Nástroj pro sledování pohybu návštěvníků na stránce („tracking tool“) matomo je nakonfigurován tak, že neprobíhá sběr žádných osobních údajů uživatele.

Dále je Vaše IP adresa anonymizována, takže uživatele následně nelze dohledat. Poslední dva oktety Vaší IP adresy jsou vynulovány.

Nástroj pro sledování je provozován na vlastních serverech ministerstva v rámci zabezpečené sítě, která je certifikovaná Spolkovým úřadem pro bezpečnost informačních technologií (BSI). Údaje o sledování pohybu návštěvníků stránky se tedy nemohou dostat mimo tuto zabezpečenou síť.
Kromě toho máte možnost upravit nastavení svého prohlížeče tak, aby Vaše návštěva stránky nebyla vůbec zaznamenána a vyhodnocena (nastavení „Do Not Track“). Tímto nastavením signalizuje prohlížeč nástroji pro sledování, zda si uživatel přeje být při návštěvě dané stránky sledován nástrojem pro sledování, či nikoliv.

Pro informace o tom, jak lze nastavení prohlížeče upravit, zadejte např. do internetového vyhledávače „aktivovat do not track“ a připojte jméno prohlížeče.

Prostřednictvím sledování JavaScriptu jsou shromažďovány tyto údaje:

•  požadavek (jméno požadovaného souboru), datum a čas požadavku

•  typ / verze prohlížeče (např. Firefox 115.0)

•  jazyk prohlížeče (např. čeština)

•  používaný operační systém (např. Windows 11)

•  typ, model a značka přístroje

•  rozlišení obrazovky

•  používané pluginy (např. Flash, Java)

•  předchozí navštívená stránka (tzv. referrer URL)

•  anonymizovaná IP adresa

•  země a region, ze kterého byl požadavek odeslán

•  stahování

•  použité odkazy (kliknutí)

•  počet odeslaných formulářů (v závislosti na cílové definici)

2.2  Používání session cookies

Při otevírání jednotlivých stránek se pro ulehčení navigace používají takzvané dočasné soubory cookies (označované též jako session cookies). Neobsahují žádné osobní údaje a po ukončení přístupu jsou smazány. Cookies se používají také při použití nákupního košíku a po skončení nákupu jsou rovněž smazány.
Nástroje jako např. Java Applet nebo Active-X-Controls, které umožňují sledovat chování uživatele při přístupu, se nepoužívají.

2.3.  Používání pluginů sociálních sítí

V současnosti používáme pluginy těchto sociálních sítí: Facebook, Twitter, Instagram a Youtube (Google). Využíváme přitom tzv. dvojí kliknutí. To znamená, že když navštívíte naši stránku, nejsou provozovatelům pluginů zásadně předávány žádné osobní údaje. Pouze kliknete-li na aktivační tlačítko sociálních sítí, budou Vaše osobní údaje poskytnuty danému provozovateli pluginu a u něj uloženy (u amerických provozovatelů v USA). Pluginy sociálních médií používáme proto, aby naše nabídka informací byla díky interakci s Vámi a dalšími uživateli zajímavější.

Výslovně upozorňujeme na to, že sociální sítě údaje svých uživatelů (např. osobní informace, IP adresy atd.) ukládají a využívají pro obchodní účely v souladu se svými vlastními směrnicemi o používání údajů. O zpracovávání údajů ze strany sociálních sítí se můžete informovat na následujících odkazech:

Facebook, X, Instagram, YouTube (Google).

Nemáme žádný vliv na získávání údajů a jejich další používání ze strany sociálních sítí. Nejsme schopni posoudit, v jakém rozsahu, na jakém místě a po jakou dobu jsou údaje uloženy, do jaké míry sociální sítě plní stávající povinnost údaje mazat, jak jsou údaje vyhodnocovány a propojovány a komu jsou předávány.

Prosíme Vás proto, abyste pečlivě zvážili, jaké osobní údaje dáte k dispozici sociálním sítím prostřednictvím návštěvy naší stránky. Pokud nechcete, aby sociální sítě získávaly na základě Vaší komunikace přes naši stránku osobní údaje, navažte s námi kontakt jiným způsobem, např. prostřednictví kontaktního formuláře na této webové stránce.

2.4 Google Maps

Na naší webové stránce je integrována mapová služba Google Maps, jejímž poskytovatelem je Google. Pokud tuto službu využijete (tzn. pokud kliknete na mapu), Google bude zpracovávat Vaše údaje, zejména IP adresu a lokační údaje; tyto údaje však není možné bez Vašeho souhlasu shromažďovat (souhlas obvykle závisí na nastavení Vašeho mobilního zařízení).

Poskytovatel služby:

Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irsko

Webová stránka: https://maps.google.de

Prohlášení o ochraně osobních údajů: https://policies.google.com/privacy

Možnost odmítnutí (opt-out plug-in): http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

3. Zpracování osobních údajů v rámci vyřízení Vaší žádosti

V případě, že nás kontaktujete, budou osobní údaje, které nám poskytnete (jméno, e-mailová adresa a příp. adresa, telefonní číslo a fax), jakož i další poskytnuté informace (příp. osobní údaje) zpracovány za účelem navázání kontaktu a vyřízení Vaší žádosti a uloženy v souladu s lhůtami platnými pro uchovávání písemností dle směrnice o zpracovávání a správě písemností, která doplňuje Společný jednací řád spolkových ministerstev (GGO).

V případě, že zpracování Vaší žádosti nespadá do naší příslušnosti, může i bez svolení subjektu údajů dojít k předání žádosti jinému zemskému či spolkovému úřadu, a to v případě, že lze předpokládat, že předání informací za účelem vyřízení žádosti je v zájmu subjektu údajů a že se nejedná o citlivé osobní údaje (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR ve spojení s § 3 BDSG, § 25 odst. 1 ve spojení s § 23 odst. 1 č. 1 BDSG).

4. Zasílání newsletteru

Můžete se přihlásit k odběru jednoho z našich newsletterů, jejichž prostřednictvím Vás informujeme o novinkách a tiskových sděleních Spolkového ministerstva zahraničí a o cestovních a bezpečnostních pokynech.

Přihlášení k odběru jednoho z našich newsletterů probíhá pomocí tzv. postupu double-opt-in. Po přihlášení Vám na zadanou adresu zašleme e-mail, ve kterém Vás požádáme o potvrzení, že si přejete zasílání newsletteru. Teprve po potvrzení odkazu v e-mailu bude Vaše e-mailová adresa uložena pro zasílání newsletterů na dobu využití naší nabídky newsletterů. Nepotvrdíte-li svou přihlášku během 24 hodin, budou Vaše informace automaticky smazány.

Svůj souhlas se zasíláním newsletteru můžete kdykoli odvolat a objednávku newsletteru zrušit. Odhlásit se můžete kliknutím na odkaz, který naleznete v každém e‑mailu obsahujícím newsletter.

5. Odběr tiskovin

Pokud si na našich internetových stránkách objednáte doručení brožur, letáků či jiných tiskovin, budeme ke zpracování Vaší objednávky potřebovat tyto osobní údaje:

·  jméno a příjmení

·  ulici, číslo popisné

·  poštovní směrovací číslo, název obce

·  e-mailovou adresu

V případě, že nebudeme schopni zpracovat celou objednávku sami, předáme Vaše osobní údaje třetím osobám (zásilková služba, popř. jiné úřady či instituce, jsou-li odesílateli objednaných tiskovin). Právním základem zpracování Vašich osobních údajů je Váš souhlas udělený v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Bez poskytnutí výše uvedených osobních údajů nelze objednávku vyřídit.

Osobní údaje, které poskytnete, budou 90 dnů po zpracování objednávky vymazány.

6. Pořádání akcí, tiskové aktivity, práce s veřejností

V rámci své činnosti jsou Spolkové ministerstvo zahraničí a německé zastupitelské úřady v zahraničí pořadateli či spolupořadateli nejrůznějších akcí.

V případě pozvání či účasti na těchto akcích dochází ke zpracování osobních údajů (jméno, adresa atd.). Tyto osobní údaje získáváme z různých zdrojů, např. na základě vyplnění formuláře či webového formuláře, prostřednictvím e-mailu, telefonicky nebo na základě předané vizitky.

Jaké osobní údaje nám v konkrétním případě poskytujete, vyplývá z příslušného formuláře či webového formuláře, resp. jedná se o informace, které jste nám poskytli během naší komunikace.

6.1. Získávání osobních údajů doprovázejících osob

Za účelem řádného průběhu těchto akcí shromažďujeme a zpracováváme rovněž osobní údaje osob, které doprovází pozvané hosty. Stejně jako všichni ostatní, kterých se shromažďování osobních údajů týká, mají i doprovázející osoby práva uvedená níže v článku 7.

6.2. Získávání osobních údajů z veřejně dostupných zdrojů

Za účelem pořádání akcí shromažďuje a zpracovává Spolkové ministerstvo zahraničních věcí rovněž osobní údaje z veřejně dostupných zdrojů, jakými jsou např. webové stránky dotčených osob či veřejně dostupné rejstříky.

6.3. Další postup při nakládání s těmito osobními údaji

Osobní údaje nejsou neoprávněně poskytovány třetím osobám, jsou shromažďovány a zpracovávány výlučně k internímu použití za účelem organizace a realizace pořádaných akcí (např. vytvoření seznamu hostů, umožnění vstupních kontrol atd.) Osobní údaje můžeme předat jednomu či několika zpracovatelům, které pověříme zpracováním výhradně za účelem pozdějšího interního použití, za které zodpovídáme my.

Některé akce pořádáme společně s některým z našich partnerů. V takovém případě předáme osobní údaje shromážděné za účelem uspořádání dané akce našemu partnerovi, který je rovněž smí využít pouze za účelem řádného uspořádání této akce. Informace o tom, s kterým partnerem v konkrétním případě spolupracujeme, oznamujeme vždy v rámci organizace dané akce.

Osobní údaje jsou uloženy pouze po dobu nezbytně nutnou pro organizaci a realizaci příslušné akce a pro naši činnost v oblasti práce s veřejností.

Jste-li adresátem průvodních dopisů / pozvánek, můžete kdykoliv vyjádřit nesouhlas s jejich dalším zasíláním.

6.4. Pořizování obrazového záznamu

Spolkové ministerstvo zahraničí a německé zastupitelské úřady v zahraničí pořizují a zveřejňují pro účely tiskových aktivit a práce s veřejností obrazový záznam pořádaných akcí a schůzek, na němž se můžete objevit. S pořizováním obrazového záznamu a/nebo jeho zveřejněním můžete vyjádřit nesouhlas. V takovém případě se prosím obraťte přímo na fotografa nebo nás o svém nesouhlasu informujte prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.

Vezměte prosím na vědomí, že nemáme vliv na pořizování obrazového záznamu zástupci tisku a jiných sdělovacích prostředků. Ti jsou sami správci osobních údajů ve smyslu GDPR.

7. Vaše práva

7.1. V souvislosti s Vašimi osobními údaji máte vůči nám následující práva:

·           právo na přístup k osobním údajům, čl. 15 GDPR

·           právo na opravu, čl. 16 GDPR

·           právo na výmaz („právo být zapomenut“), čl. 17 GDPR

·           právo na omezení zpracování, čl. 18 GDPR

·           právo na přenositelnost údajů, čl. 20 GDPR

·           právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, čl. 21 GDPR

7.2. V případě zpracování Vašich osobních údajů na základě Vašeho souhlasu (např. odběr newsletteru) máte právo tento souhlas kdykoliv bez udání důvodů odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním (čl. 7 odst. 3 GDPR).

7.3. Navíc máte právo podat stížnost proti zpracování Vašich osobních údajů z naší strany u dozorového úřadu na ochranu dat (čl. 77 GDPR).

Dozorovým úřadem na ochranu osobních údajů Spolkového ministerstva zahraničí a německých zastupitelských úřadů v zahraničí je:

Spolkový pověřenec pro ochranu osobních údajů a svobodu informací

Graurheindorfer Straße 153
D-53117 Bonn

8. Kontaktní osoba pro otázky ochrany osobních údajů na zastupitelském úřadu v zahraničí

Na kontaktní osobu pro otázky ochrany osobních údajů na zastupitelském úřadu v PRAZE se obracejte na této adrese:

Kontaktní osoba pro otázky ochrany osobních údajů

Velvyslanectví Spolkové republiky Německo v Praze

Vlašská 1

118 01 Praha 1

Kontakt na kontaktní osobu